定義
本方針で使用する主要な用語の定義を示します。用語の解釈は当事務所の運用に即して行われます。
収集する情報
当事務所は、サービス提供に必要な範囲で利用者から直接提供される情報、自動的に取得される情報、第三者から受領する情報を収集します。収集する目的と最小限の範囲に限定して取り扱います。
ユーザーが提供する情報
利用者が相談や予約、手続きのために当事務所に提供する情報です。これらは主に本人確認、契約・証明手続き、連絡のために使用します。
- 氏名および法人名（該当する場合）
- 住所、連絡先（電話番号、電子メールアドレス）
- 本人確認書類の写し、署名・押印に関する情報、身分証明に必要な事項
- 公証対象となる契約書や遺言書などの文書内容に関する情報
- 支払情報および請求に関する情報（必要最小限の範囲）
- 問い合わせ内容、面談記録および利用者からのフィードバック
自動的に収集される情報
当ウェブサイトやサービスの利用に伴い、システムが自動的に取得する技術的な情報を含みます。サービス改善と安全対策のために使用します。
- アクセス日時、サーバーログ、アクションの履歴
- IPアドレスや接続機器に関する一般的な情報（端末種類、OS、ブラウザ）
- クッキーや類似の識別子による識別情報
- フォーム入力履歴やエラーログ、利用状況の統計情報
- 位置情報（利用者が位置情報の提供を許可した場合）
- 利用時間やページ遷移に関するメタデータ
第三者から受領する情報
法令に基づく照会、連携するサービスプロバイダ、公的機関から提供を受ける情報などが含まれます。受領する情報は利用目的に応じて取り扱います。
- 決済代行業者や会計事務所からの活動情報
- 公共機関・登記簿などの公的記録から取得する確認情報
- 紹介元や代理人を通じて提供される連絡先・案件情報
利用目的
収集した個人情報は、以下に示す目的の達成に必要な範囲で利用します。目的外利用は行わず、変更がある場合は適切に通知します。
- 公証業務および関連する手続きの履行（書類作成、証明、立会い等）
- 本人確認および身分証明に関する確認作業
- 料金請求・決済処理および会計・税務上の管理
- 法令および公的機関からの要請への対応
- サービス提供に関する連絡、予約管理、問い合わせ対応
- サービス改善のための統計分析（個人を特定できない形での集計）
- 利用者の同意がある場合の案内や情報提供（ニュース、イベント等）
- 不正行為の防止、安全性の確保およびシステム管理
法的根拠（適用される場合）
当事務所が個人情報を処理する際には、適用される法的根拠に基づいて行います。契約の履行、法的義務の遵守、同意の取得、または正当なメリットの範囲内での処理を含みます。
- 契約の履行：利用者との契約または公証手続きの履行に必要な処理
- 同意：利用者が明示的に同意した場合の処理
- 法的義務の遵守：保存義務や報告義務など法令に基づく処理
- 正当なメリット：事務所の運営、安全確保および不正防止のために合理的に必要な処理
EU一般データ保護規則（GDPR）に関する情報
当事務所は、EU市民またはGDPRが適用される範囲の個人については、GDPRに基づく権利と保護を尊重します。適用される場合、利用者は以下の権利を行使できます。
- アクセス権：保有する個人データの開示を求める権利
- 訂正権：不正確な情報の修正を要求する権利
- 消去権（忘れられる権利）：一定の条件下でデータの削除を求める権利
- 処理の制限：処理の制限を要求する権利
- データポータビリティ：提供されたデータの移転を受ける権利
- 異議申し立て権：正当なメリットに基づく処理に対する異議申立て
クッキー（Cookie）について
当ウェブサイトでは、利用状況の分析や利便性向上のためにクッキーを使用することがあります。クッキーにより収集される情報は、個人を特定しない統計目的で使用されることが一般的です。
使用するクッキーには、セッションクッキー（利用期間のみ有効）や永続クッキー（設定により継続して有効）などがあります。また、機能に基づき、必須クッキー、パフォーマンス系、機能系、マーケティング系に分類されます。
必須クッキーはサービス提供に必要なもので無効化すると一部機能が利用できなくなる場合があります。パフォーマンス系は利用状況の集計、機能系は表示設定の記憶、マーケティング系は関心に基づく情報表示に用います。
クッキーの管理はブラウザの設定から行えます。ブラウザによりクッキーの受け入れ拒否や削除の方法が異なりますので、利用中のブラウザの説明をご参照ください。クッキーの無効化により一部機能が制限されることがあります。
クッキーポリシーを見る
情報の共有
当事務所は、以下の場合を除き、利用者の個人情報を第三者に提供することはありません。共有は利用目的に照らして必要な範囲で行い、適切な管理を求めます。
- サービス提供のために業務委託先（決済代行、システム運用業者等）に提供する場合
- 法令に基づき公的機関や捜査機関からの適法な要請があった場合
- 会計・税務処理のために会計事務所等と共有する場合
- 利用者の明示的な同意がある場合
- 事業譲渡や合併等に伴い当該活動に必要な範囲で情報を開示する場合
- 匿名化・集計した形で統計データとして第三者に提供する場合
国際データ転送
当事務所は、業務委託先あるいは法令対応のためにデータを国外に転送する場合があります。転送先の法令や技術的保護措置を考慮し、必要な安全対策を講じます。
国際転送を行う場合は、適切な保護措置（標準契約条項の採用、技術的保護措置、または利用者の明示的同意の取得など）を実施し、転送先での不適切な利用を防止します。
保管期間
個人情報は、利用目的を達成するために必要な期間および法令に基づく保存義務の期間に従って保管します。目的が達成された場合は適切な方法で削除または匿名化を行います。
会計記録や請求に関する情報は、税法に基づく保存期間に準じて保管します（一般的には7年間が目安となる場合があります）。
問い合わせやメッセージの履歴は、対応や証跡のために一定期間保管し、その後削除または匿名化します。保管期間は目的に応じて定めます。
サーバーログやアクセス記録はセキュリティ監査や不正検知のために一定期間保存し、長期間の保存が不要な場合は削除します。
利用者からの削除要求については、法令上の保存義務がある場合を除き、合理的な期間内に対応します。削除の可否や範囲については個別に確認のうえ対応します。
安全管理措置
当事務所は、個人情報の漏洩、滅失、毀損を防止するための技術的・組織的な対策を講じます。アクセス管理、通信の暗号化、従業員教育、監査ログの管理など、リスクに応じた合理的な措置を実施します。
- アクセス権限の最小化とログによる監査管理
- 通信やデータ保管における暗号化の適用
- 従業員への教育、契約上の守秘義務および物理的な施設管理
利用者の権利
利用者は、当事務所に対して自己の個人データに関する以下の権利を行使できます。請求方法や手続についてはお問い合わせください。
- 開示（保有個人データの内容の確認）
- 訂正（不正確なデータの修正）
- 削除（一定の条件の下での消去請求）
- 処理の制限（特定の処理の停止を求める）
- データ移転（提供されたデータの移行要求）
- 同意の撤回（既に与えた同意を取り下げる）
- 異議申し立て（正当なメリットに基づく処理に対する異議）
- 苦情の申し立て（監督当局への相談または苦情提出手続）
個人情報に関する請求について
NotarTopDeskでは、本人確認に基づく個人情報の閲覧、訂正、削除、処理の制限およびデータ移転の請求を受け付けます。請求は書面または指定の問い合わせフォームを通じて行ってください。請求内容の特定、本人確認のために追加情報を求める場合があります。法令により対応できない場合はその理由を説明します。
通常、受領から30日以内に初期対応を行います。複雑な請求や多数の請求がある場合は対応に時間を要することがあり、その場合は進捗と見込みを通知します。
マーケティング情報の配信について
NotarTopDeskは、サービスのお知らせや法改正に関する情報をメール等で配信する場合があります。配信は最小限にとどめ、利用者の同意に基づいて行います。配信内容はサービスに関連する重要な情報を優先します。
受信を停止したい場合は、配信メール内の配信停止リンクを使用するか、当事務所までご連絡ください。停止依頼は合理的な期間内に反映されます。
未成年者の情報について
18歳未満の方の個人情報の取り扱いについては、保護者または法定代理人の同意が必要です。未成年者に関する申請や登録は、原則として保護者を通じて行ってください。
第三者サイトへのリンク
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プライバシーポリシーの変更
本方針は業務内容や法令の変更に応じて見直すことがあります。重要な変更がある場合はNotarTopDeskのウェブサイト上で告知します。変更の実施日は告知にて明示します。